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紹興市越州中學教育基金會檔案管理制度

來源: 發布時間:2021-06-22 13:45 瀏覽次數: 【字體:

紹興市越州中學教育基金會檔案管理制度

 

檔案是全面反映基金會管理各項活動的歷史記錄,是實現今后決策科學化的重要依據。各部門必須按本制度認真做好檔案管理工作。

1、基金會各種具有保存價值的文件、方案、軟件、財務資料、人事資料、會議紀要、協議、內外行文圖片、音像、實物等都必須立卷、歸檔。

2、檔案編號以“一案一號”為原則,遇有一案歸入多類者,應先確定其主要類別進行編號。

3、歸檔后須填寫《檔案管理登記表》。

4、檔案保存期限除政府有關法令或本會其他規章制度規定者外,一律按照下列規定辦理:

(1)永久保存:基金會章程,理事名冊,理事會、監事會會議紀要,基金會證照,各級批文,印鑒,年度財務報表,規章制度,不動產所有權證及其他債權憑證,人事資料,大型活動圖片,音像資料以其它核定須永久保存的文書;

(2)十五年保存:會計憑證,其他經核定須十五年保存的文書(其它財務檔案的保存期限按國家相關規定執行);

(3)五年保存:期滿或解除的合同協議,完結后的項目方案,其它經核定須保存五年的文書;

(4)一年保存:部門工作計劃及工作總結,完結后的部門請求報告,完結后無長期保存必要文書。

5、各部門負責起草或主辦的文件及大型活動方案,由各部門負責整理裝訂,以左方裝訂為原則,右上角標明檔案號。如有皺折、破損、參差不齊等情況,應先整補,裁切折疊,使其整齊,再裝訂。

6、所有檔案由辦公室指派專人保管。

7、因工作需要調閱檔案時,須填寫《檔案調閱申請單》,并經相關領導人批準后方可調閱??绮块T檔案調閱須秘書長批準。

8、檔案管理人員必須嚴格按照《檔案調閱申請單》的內容,將檔案調出,供調檔人查閱。調檔人必須是《檔案調閱申請單》里注明的查閱人。借閱時間最長不超過8個工作時。

9、《檔案調閱申請單》由檔案管理人員留存備查。

10、如調檔內容更改,調檔時間延長,應按調檔程序重新辦理。

11、需銷毀的檔案由保管部門填報《檔案銷毀申請表》,經相關領導人批準后方可銷毀。

12、銷毀檔案須兩人以上人員共同完成,秘書辦指定專人監督銷毀,并填寫《檔案銷毀登記表》,檔案銷毀每半年進行一次,即每年的1月和7月。

13、《檔案銷毀申請表》、《檔案銷毀登記表》各一式二份,申請部門一份,辦公室一份。

14、檔案管理人員應妥善保管,防蟲蛀、防霉、防丟失,保證檔案安全。

15、所有檔案應有專柜存放、加鎖,定期清理通風,防濕。

16、所有檔案不得隨意查閱、復印,不得置于公共場所。

17、各部門必須嚴格按照本制度相關規定保管檔案。

 

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